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OA為何用不好？ |
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OA是信息化管理的基礎(chǔ),也可以說是企業(yè)信息化的基石,搞好信息化首先應(yīng)該從OA抓起,大多數(shù)信息化建設(shè)不是很對路得企業(yè)可以嘗試著從OA抓起,看看為什么沒有把OA用好,文章就分析了用不好OA的一些原因。 |
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雖然辦公自動化(OA)是個老話題，但它是政府、企業(yè)信息化管理的基礎(chǔ)，建不好OA、用不好OA，如同沒有根基的燈塔，再漂亮的塔尖也是危險的。所以，眾多為電子商務(wù)、電子政務(wù)建設(shè)苦惱的單位，可以先考慮一下，OA為何用不好？ |
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沒有把握好定位問題 |
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在我國政府機關(guān)建設(shè)OA，必須認(rèn)識到OA工作是一項綜合協(xié)調(diào)、涉及多方面工作的服務(wù)與管理行為。只有同步做好各方面工作，并將各方面的需求在軟件開發(fā)中完整地體現(xiàn)出來，OA的優(yōu)勢才能充分地發(fā)揮出來，有價值的信息才能得到充分的共享。但在實際工作中，這一點還沒有得到充分的認(rèn)識，致使多數(shù)單位都在走重復(fù)的彎路。大家都重視硬件系統(tǒng)的建設(shè)，輕視軟件的開發(fā)�；�100萬元可以買三卡車微機，領(lǐng)導(dǎo)看了也滿意，而花100萬元開發(fā)的軟件，不過就是幾張軟盤或一張光盤，領(lǐng)導(dǎo)看了也覺得不值。然而，知識的價值就體現(xiàn)在其中，這不是人的主觀意志可以改變的。 |
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此外，多年來，不少單位是按常規(guī)進行OA建設(shè)的，這些單位相繼成立了信息中心，任命了眾多的行政領(lǐng)導(dǎo)和高職人員。技術(shù)部門的領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員先進行周密的方案設(shè)計，經(jīng)過層層領(lǐng)導(dǎo)審批(這也是機關(guān)現(xiàn)有的、不科學(xué)的規(guī)章制度)，再根據(jù)已批方案實施軟件開發(fā)。這要求開發(fā)者不僅要在短時間內(nèi)把原有的、不同行業(yè)的全部工作方式完全掌握，而且要設(shè)計出一套全新的工作方式，這在實際工作中是根本做不到的。 |
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首先，計算機技術(shù)人員僅僅是掌握運用計算機技術(shù)的能力，而不具備快速學(xué)習(xí)掌握其它行業(yè)工作方式的能力，短期內(nèi)技術(shù)人員不可能完全掌握本身并不了解的其它部門原有的工作內(nèi)容，這樣全新工作模式的再創(chuàng)造也就無從談起，做出來的軟件多是簡單的模仿，操作復(fù)雜，沒有什么實用價值。 |
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其次，一種新的工作方式的產(chǎn)生與確定，必然要經(jīng)過用戶反復(fù)的試驗、修改與完善，不可能由技術(shù)人員在機房中憑借設(shè)計圖表、編程算法而一次確定，更不可能由計算機自動產(chǎn)生出來。 |
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第三，有些單位引進了商業(yè)公司開發(fā)的一些通用OA軟件，想在本單位直接推廣應(yīng)用，但在實際工作中，每個部委都承擔(dān)著其他單位所不承擔(dān)的工作，即各單位OA工作的業(yè)務(wù)需求不一樣，在其他單位成功的OA軟件并不一定適合本單位的實際需求。要想真正投入應(yīng)用，就必須根據(jù)本單位的實際情況進行二次開發(fā)，而這又涉及軟件源程序有關(guān)問題、技術(shù)水平問題，以及是否全面了解本單位業(yè)務(wù)需求等一系列問題。 |
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第四，有個別單位技術(shù)部門的領(lǐng)導(dǎo)或高職人員以領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜疑矸葑跃�，很難做到禮賢下士，于是愚者由于不恥下問而變得聰明，智者由于不屑詢問而變得迂腐，而基層技術(shù)人員又不掌握宏觀情況，個別單位的技術(shù)部門做不出理想的軟件也就是正常的事情。 |
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缺乏復(fù)合型人才 |
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辦公自動化工作與其它工作不同之處就在于所有環(huán)節(jié)工作之和相當(dāng)于環(huán)形鏈條，只有所有工作都同步做好了，所有鏈條都接起來了，系統(tǒng)才能全面運轉(zhuǎn)起來。否則，只要有一個環(huán)節(jié)斷了，一輛再好的自行車也只能推著走；功能再齊全的軟件，只要有一處存在致命的缺陷，整個軟件系統(tǒng)就不能投入使用。這就需要有綜合協(xié)調(diào)能力、綜合管理能力和綜合知識的建設(shè)者的培養(yǎng)。我在建設(shè)中聯(lián)部政務(wù)系統(tǒng)的工作過程中，深感學(xué)習(xí)的重要，一個系統(tǒng)的建設(shè)工作，涉及多學(xué)科的知識，對各方面工作不僅要精通或熟悉，還要做到統(tǒng)籌兼顧，綜合平衡。而我國的政府機關(guān)目前普遍缺乏精業(yè)務(wù)、懂技術(shù)的復(fù)合型人才，各單位在OA系統(tǒng)的建設(shè)過程中，普遍比較重視掌握單一學(xué)科知識的技術(shù)人員培養(yǎng)，容易忽視復(fù)合型人才的培養(yǎng)。這是OA應(yīng)用效果有限的另一個重要原因。 |
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需要不斷自我“否定” |
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一位學(xué)者曾說過：“每罐牛奶都有保鮮期,一個工程學(xué)位只有三年的保鮮期。如果你不能不斷更新你的知識，你的個人價值會不斷下降�！蔽艺J(rèn)為這一觀點非常適用于機關(guān)軟件建設(shè)工作。信息化軟件建設(shè)需要相關(guān)責(zé)任者不斷學(xué)習(xí)新知識、新技能，并將各學(xué)科新知識有機地集成在一起。有一種說法，在北京中關(guān)村三個月不學(xué)新東西，就成為知識的落伍者。機關(guān)信息化軟件建設(shè)工作是一項綜合性高科技工作，要求主要承辦者不斷地學(xué)習(xí)新的知識來更新自己原有的知識。否則，建設(shè)一個適用的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)只能是一種良好的主觀愿望。 |
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由于信息化軟件建設(shè)是一種管理思想與工作方式的再創(chuàng)造，就難免存在許多問題，需要經(jīng)常改進。另外，一個系統(tǒng)的應(yīng)用軟件隨著應(yīng)用工作的深入，用戶會提出許多新的需求和意見，這就要求承辦者要勇于經(jīng)�！胺穸ā弊约旱膭趧映晒�，不斷完善系統(tǒng)的功能。而做到這一點又是很困難的，多數(shù)人和多數(shù)單位做事的習(xí)慣是認(rèn)定自己總是正確的。沒有改進，當(dāng)然不能接近成功。 |
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用人制度導(dǎo)致瓶頸 |
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軟件開發(fā)既是一項高科技的腦力勞動，又是一種較辛苦的體力勞動。做好軟件開發(fā)工作需要經(jīng)常加班加點連續(xù)工作，要付出比常人更多的艱辛勞動。但我國機關(guān)目前難以做到按需分配。而看重學(xué)歷、職稱的用人和衡量人的標(biāo)準(zhǔn)，也使眾多機關(guān)行政干部忙于考職稱、考證書，想方設(shè)法在仕途或職稱上發(fā)展，所學(xué)知識是否屬于業(yè)務(wù)急需就難以顧及。 |
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可是，要做好信息化軟件建設(shè)工作，就必須要求主要責(zé)任者對軟件系統(tǒng)建設(shè)所有涉及各學(xué)科的知識“精通三分之二、熟悉三分之一”。但我國現(xiàn)在沒有任何一所大學(xué)能培養(yǎng)這樣的復(fù)合型人才，這就要求承辦者以沒有文憑的自學(xué)方式為主，攻克所有相關(guān)學(xué)科知識并將其融匯貫通，實現(xiàn)知識的再創(chuàng)造。在事業(yè)與仕途面前魚與熊掌不可兼得之際，絕大多數(shù)人選擇仕途與高級職稱。這也是為什么絕大多數(shù)單位的OA工作只見投入不見產(chǎn)出的原因之一。 |
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企業(yè)信息化建設(shè)經(jīng)過這么多年的發(fā)展，取得了比較大的成果與效益，但是，隨著應(yīng)用與需求的不斷增長和多樣性，信息系統(tǒng)也需要走專業(yè)化、多樣性的建設(shè)之路。這是經(jīng)濟社會發(fā)展的必然結(jié)果。 |
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作為信息系統(tǒng)的一部分：OA系統(tǒng)的建設(shè)經(jīng)過不斷的發(fā)展與創(chuàng)新，已經(jīng)走向協(xié)作與知識管理相結(jié)合的發(fā)展階段，同時兼顧用戶多樣性和個性化的要求，實現(xiàn)真正的網(wǎng)上辦公與移動辦公，充分輔助現(xiàn)代企業(yè)提高現(xiàn)代化的辦公效率。 |
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OA系統(tǒng)的發(fā)展經(jīng)歷 |
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第一階段：OA系統(tǒng)的開始，也是現(xiàn)代辦公的雛形。隨著PC技術(shù)的進步，諸如WPS、CCED等字處理軟件比較普遍的使用，再加上各種各樣打印機、復(fù)印機的出現(xiàn)，在辦公室隨時完成各類文件的編輯、打印就成為現(xiàn)實，這也是第一代辦公自動化系統(tǒng)(OA)的特點。另外，由于第一代辦公自動化系統(tǒng)所需要的各類設(shè)備比較昂貴，因此，第一代辦公自動化只有那些經(jīng)濟實力比較強的企事業(yè)單位才能夠使用。 |
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第二階段：協(xié)作性O(shè)A系統(tǒng)的發(fā)展。說著電腦技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與普及，各類比較專業(yè)性的軟件公司得到了前所未有的發(fā)展，特別是個人平臺軟件系統(tǒng)進入了圖形化階段(如：windows系列產(chǎn)品的出現(xiàn)與成熟)；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使得企事業(yè)單位很容易就能夠組件自己內(nèi)部的局域網(wǎng)。另外，在辦公軟件方面，由Louts公司推出的Louts系列辦公軟件，包括Louts 1-2-3、Louts Notes/Domino等，特別是Louts Domino產(chǎn)品的推出，使得實現(xiàn)協(xié)作型的辦公自動化系統(tǒng)成為可能。Louts Domino就是一個很好的實現(xiàn)協(xié)作功能的平臺系統(tǒng)。隨后，基于Lotus Domino平臺的各類辦公自動化系統(tǒng)得到充分的發(fā)展。這一階段，許多稍有實力的企事業(yè)單位都有能力實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)，可以借助OA系統(tǒng)實現(xiàn)各類文檔的傳閱與審批等協(xié)作性的工作。由于這一階段的OA系統(tǒng)在操作方面的局限性，使得OA系統(tǒng)在企事業(yè)單位的高層得不到充分的推廣，也就沒有實現(xiàn)OA系統(tǒng)最本質(zhì)的功能-輔助領(lǐng)導(dǎo)進行決策的功能。 |
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第三階段：協(xié)作與知識型OA系統(tǒng)的發(fā)展：經(jīng)過前兩個階段的發(fā)展，OA系統(tǒng)已經(jīng)進入快速成長期，但是，隨著用戶需求和個性化的要求，特別是隨著Internet的廣泛普及，用戶對OA系統(tǒng)的要求更高，在這種背景下，OA系統(tǒng)也開始了革新。首先是OA平臺的提供者-Lotus公司對Louts/Domino系統(tǒng)進行了徹底的升級。Louts/Domino R5的正式發(fā)布，標(biāo)志著第三代OA系統(tǒng)的開始實施。Louts/Domino R5完全支持Internet和Java技術(shù)，隨之，基于Louts/Domino R5平臺的各類B/S結(jié)構(gòu)的OA產(chǎn)品相繼開始實施。后來，隨著知識管理思想和軟件技術(shù)的發(fā)展，在瀏覽器下實現(xiàn)知識利用、手寫文檔、電子認(rèn)證等功能逐漸成為可能。同時，信息化硬件的價格也逐漸大眾化，軟件產(chǎn)品的實施價格與周期也降低到合理的位置。因此，OA系統(tǒng)在這一階段得到了廣泛的推廣應(yīng)用。 |
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經(jīng)過三個階段的發(fā)展，在技術(shù)上，OA系統(tǒng)已經(jīng)不存在太大問題，現(xiàn)在的主要問題是：人的思想和制度。 |
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OA系統(tǒng)作為信息化系統(tǒng)的一部分，它與ERP、CRM等業(yè)務(wù)系統(tǒng)有著本質(zhì)的區(qū)別，OA系統(tǒng)主要的功能是輔助決策與辦公，它是將人的思想電子化，并且能夠快速的傳播給其他相關(guān)的人，同時，能夠及時的收集到所有人的反饋意見。在決策時，可以借助OA系統(tǒng)查詢各類有幫助的信息，使得自己的決策盡可能的客觀、公正、準(zhǔn)確。這才是OA系統(tǒng)的本質(zhì)。 |
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在實際操作中，OA系統(tǒng)能夠被真正用于輔助決策與辦公的案例比較少，更多的是充作面子工程和形象工程。另外，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度也是OA系統(tǒng)能否發(fā)揮作用的重要因素。雖說每個OA項目在啟動時，領(lǐng)導(dǎo)講話會大力支持，并作為一把手工程，其實，在實施中，領(lǐng)導(dǎo)基本上對整個實施過程和實施結(jié)果漠不關(guān)心，對OA系統(tǒng)的思想一知半解；另有一個普遍現(xiàn)象就是：高層領(lǐng)導(dǎo)基本上不懂基本的電腦操作，總以為OA系統(tǒng)跟其它的信息系統(tǒng)一樣，不需要自己的親自參與，這樣就導(dǎo)致OA系統(tǒng)不能夠真正使用起來。 |
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OA系統(tǒng)不能夠真正使用起來，還存在制度方面的問題。這里的制度包括國家的大政方針和法律法規(guī)。在OA系統(tǒng)中，所有的決策都需要進行電子身份認(rèn)證和可信度認(rèn)證。而電子化的認(rèn)證在現(xiàn)行的社會制度和法律法規(guī)中沒有得到任何支持，也就是說，在網(wǎng)上的所有認(rèn)證都不具有法律責(zé)任。而我們的個人紙質(zhì)簽名與蓋章已經(jīng)得到法律的保護，同時也為大眾所接受。因此，實現(xiàn)真正意義上的OA系統(tǒng)，還需要我們的法律法規(guī)的支持和大眾的認(rèn)可。 |
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所以說，OA系統(tǒng)的發(fā)展跟科學(xué)技術(shù)的發(fā)展緊密聯(lián)系，同時，也跟經(jīng)濟和社會的發(fā)展密不可分，它是人類認(rèn)知程度不斷發(fā)展的結(jié)果。 |
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介紹了辦公自動化的內(nèi)涵和外延、發(fā)展方向，以及發(fā)展策略，同時介紹了數(shù)字化辦公的技術(shù)思路。 |
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自20世紀(jì)90年代中期至今，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在我國迅速發(fā)展和普及，引出了Intranet、Extranet、Internet、政府上網(wǎng)工程、企業(yè)上網(wǎng)工程、電子政府、電子商務(wù)、電子管理、政府內(nèi)部網(wǎng)、企業(yè)網(wǎng)、數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)和數(shù)字化辦公等一系列新概念，面對這些新概念，再提OA也許會讓很多人感到迷惑，好象OA這個概念已經(jīng)不適應(yīng)信息化發(fā)展的需要，在這里我們暫且認(rèn)為這一個階段為OA發(fā)展的新階段。這一個階段的主要標(biāo)志應(yīng)為互連網(wǎng)技術(shù)的普遍使用。 |
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辦公自動化的內(nèi)涵和外延 |
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在新的時期，基于多年辦公自動化建設(shè)經(jīng)驗和互連網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，我們對辦公自動化的認(rèn)識也越來越清楚，從網(wǎng)絡(luò)的性質(zhì)來看，辦公自動化應(yīng)定位于內(nèi)部網(wǎng)(Intranet)，從辦公性質(zhì)來看，辦公自動化應(yīng)定位于數(shù)字化辦公，從信息化建設(shè)的角度來看，辦公自動化應(yīng)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。 |
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辦公自動化建設(shè)的本質(zhì)是提高決策效能為目的的。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。 |
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辦公自動化的基礎(chǔ)是對管理的理解和對信息的積累。技術(shù)只是辦公自動化的手段。只有對管理及管理業(yè)務(wù)有著深刻的理解，才會使辦公自動化有用武之地，只有將辦公過程中生成的信息進行有序化積累，沉淀，辦公自動化才能發(fā)揮作用。 |
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辦公自動化的靈魂是軟件，硬件只是實現(xiàn)辦公自動化的環(huán)境保障。數(shù)字化辦公的兩個明顯特征是授權(quán)和開放，通過授權(quán)確保信息的安全和分層使用，使得數(shù)字化辦公系統(tǒng)有可以啟用的前提，通過開放，使得信息共享成為現(xiàn)實。 |
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辦公自動化建設(shè)與現(xiàn)階段政府上網(wǎng)工程之間的關(guān)系，政府上網(wǎng)工程一直是近一兩年業(yè)界炒作和關(guān)注的熱點之一，政府上網(wǎng)工程是由于互連網(wǎng)的普及，政府部門把一些政務(wù)信息發(fā)布到Internet上，進而在網(wǎng)上建立與老百姓溝通的渠道，以實現(xiàn)政務(wù)公開和政府行為接受監(jiān)督的目的。從實際效果來看，很多政府部門只是在網(wǎng)上存放一些靜態(tài)的政府信息，實質(zhì)性的工作卻非常少。并且，在很多情況下，很多人將辦公自動化和政府上網(wǎng)混為一談。這種現(xiàn)象導(dǎo)致很多部門重上網(wǎng)工程輕辦公自動化工程。甚至把上網(wǎng)工程誤認(rèn)為是辦公自動化工程。實際上，從網(wǎng)絡(luò)劃分的角度，政府上網(wǎng)工程是外網(wǎng)建設(shè)，辦公自動化工程是內(nèi)網(wǎng)建設(shè)，辦公自動化工程是政府信息化的基礎(chǔ)，政府上網(wǎng)工程是政府信息化的對外表現(xiàn)形式，辦公自動化工程在政府信息化建設(shè)中所占的比重遠高于政府上網(wǎng)工程。只有辦公自動化工程的建設(shè)并運轉(zhuǎn)成功，政府上網(wǎng)才會有源源不斷的信息發(fā)布，政府上網(wǎng)才有意義，否則政府上網(wǎng)工程就會變成無源之水。當(dāng)然，政府上網(wǎng)工程的宣傳對我國信息化建設(shè)也起了一定的推動作用。 |
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辦公自動化的發(fā)展方向 |
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辦公自動化的發(fā)展方向應(yīng)該是數(shù)字化辦公。所謂數(shù)字化辦公即幾乎所有的辦公業(yè)務(wù)都在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)。從技術(shù)發(fā)展角度來看，特別是互連網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，安全技術(shù)的發(fā)展和軟件理論的發(fā)展，實現(xiàn)數(shù)字化辦公是可能的。從管理體制和工作習(xí)慣的角度來看，全面的數(shù)字化辦公還有一段距離，首先數(shù)字化辦公必然沖擊現(xiàn)有的管理體制，使現(xiàn)有管理體制發(fā)生變革，而管理體制的變革意味著權(quán)利和利益的重新分配；另外管理人員原有的工作習(xí)慣、工作方式和法律體系有很強的慣性，短時間內(nèi)改變尚需時日。盡管如此，全面實現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動化發(fā)展的必然趨勢。 |
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數(shù)字化辦公的基本框架 |
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實現(xiàn)數(shù)字化辦公既不同于傳統(tǒng)的OA，也不同于MIS的建設(shè)，它的結(jié)構(gòu)是Intranet網(wǎng)的結(jié)構(gòu)，它的構(gòu)建思路是自上而下的，即首先把整個內(nèi)部網(wǎng)看成是一個整體，這個整體的對象是網(wǎng)上所有用戶，它必需有一個基礎(chǔ)，我們稱這個基礎(chǔ)為內(nèi)網(wǎng)平臺，就好象PC必需有一個操作系統(tǒng)為基礎(chǔ)一樣。內(nèi)網(wǎng)平臺負(fù)責(zé)所有用戶對象的管理、負(fù)責(zé)所有網(wǎng)絡(luò)資源(含網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用)的管理、網(wǎng)絡(luò)資源的分層授權(quán)、網(wǎng)絡(luò)資源的開放標(biāo)準(zhǔn)和提供常用的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)(如郵件、論壇、導(dǎo)航、檢索和公告等)。在平臺的基礎(chǔ)之上，插接各種業(yè)務(wù)應(yīng)用(可理解為傳統(tǒng)的MIS)，這些應(yīng)用都是網(wǎng)絡(luò)資源。用戶通過統(tǒng)一的瀏覽器界面入網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)根據(jù)用戶的權(quán)限提供相應(yīng)的信息、功能和服務(wù)，使用戶在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下辦公。 |
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數(shù)字化辦公的技術(shù)思路 |
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實現(xiàn)數(shù)字化辦公必需有良好的技術(shù)支撐，考慮到數(shù)字化辦公的授權(quán)和開放這兩個特點，首選技術(shù)應(yīng)該是互連網(wǎng)技術(shù)及標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上采用相關(guān)技術(shù)。 |
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實現(xiàn)數(shù)字化辦公離不開工作流技術(shù)，目前比較流行的是以郵件系統(tǒng)為基礎(chǔ)的工作流技術(shù)，或叫群件技術(shù)。現(xiàn)在隨著WEB技術(shù)的發(fā)展，基于Intranet模式下的工作流軟件也越來越多，這種類型的工作流直接使用消息傳遞中間件做為消息傳遞手段，不需使用專用的郵件系統(tǒng)做消息平臺。這樣整個工作流軟件負(fù)載輕、開放性好、維護方便、并且易于和網(wǎng)上其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合。這種技術(shù)也和電子商務(wù)所使用的技術(shù)方向是一致的。因此基于WEB的工作流軟件將在未來的數(shù)字化辦公領(lǐng)域占主導(dǎo)地位。 |
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辦公自動化的發(fā)展策略 |
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根據(jù)我國辦公自動化建設(shè)的現(xiàn)狀和存在的問題，使我國辦公自動化建設(shè)走上健康快速發(fā)展的軌道，在辦公自動化建設(shè)方面應(yīng)采取如下對策： |
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在組織實施方面，從傳統(tǒng)的工業(yè)項目管理體制轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)化和產(chǎn)品化實施體制，確保系統(tǒng)的運行維護和系統(tǒng)持續(xù)的升級，走合作與分工并舉的道路。由此可造就一批以辦公自動化為業(yè)務(wù)核心的、規(guī)模較大的專業(yè)軟件公司。 |
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在技術(shù)選向方面：選擇與世界發(fā)展潮流吻合的技術(shù)�，F(xiàn)在還在流行的技術(shù)并不能代表未來一定能夠流行。技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化程度要高，開放程度要好。關(guān)鍵應(yīng)用主張自主開發(fā)，發(fā)展民族產(chǎn)業(yè)。在技術(shù)結(jié)構(gòu)方面，盡快從Client/Server結(jié)構(gòu)體系轉(zhuǎn)Browser/Server結(jié)構(gòu)體系，采用B/S思路，最終用戶界面統(tǒng)一為瀏覽器，應(yīng)用系統(tǒng)全部在服務(wù)器端，是標(biāo)準(zhǔn)的三層結(jié)構(gòu)體系。系統(tǒng)負(fù)載輕，開放性好，系統(tǒng)維護升級方便。 |
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系統(tǒng)設(shè)計方法：考慮到我國辦公自動化的現(xiàn)狀，采用生命周期法和快速原型法相結(jié)合，在已有產(chǎn)品的基礎(chǔ)上，以快速原型法為主。在實施方面遵隨統(tǒng)一規(guī)范和分布實施的原則。 |
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在設(shè)計思想方面，從傳統(tǒng)的面向業(yè)務(wù)的設(shè)計轉(zhuǎn)向面向用戶的設(shè)計，即將設(shè)計的著眼點放在用戶對象身上，設(shè)計視角范圍是整個內(nèi)部網(wǎng)，在此基礎(chǔ)之上進行相關(guān)業(yè)務(wù)設(shè)計。將面向?qū)ο蟮乃枷胍氲较到y(tǒng)設(shè)計中去。 |
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在實現(xiàn)方法方面，從傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化設(shè)計轉(zhuǎn)向采用復(fù)雜適用系統(tǒng)(CAS)理論進行實現(xiàn)，即從一般的業(yè)務(wù)需求中抽象出關(guān)鍵的復(fù)雜適應(yīng)系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠適應(yīng)環(huán)境變化，系統(tǒng)使用越久，積累的有價值的東西就越多。 |
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某中心（以下簡稱中心）2001年購入OA系統(tǒng)，三年多了，但是至今尚未圍繞OA系統(tǒng)形成新的工作和管理模式，OA形同虛設(shè)。工作效率沒有任何提高，更談不上投資回報了。為此我們通過調(diào)查問卷、訪談的形式對中心員工進行了廣泛調(diào)研，旨在發(fā)掘中心OA使用不力的原因，推動OA在中心的應(yīng)用，提高中心整體工作效率。另一方面，OA是手段，不是目的。因此，借助本次調(diào)研，我們力圖了解與發(fā)現(xiàn)中心的管理問題，并尋找解決問題的辦法，為中心領(lǐng)導(dǎo)的管理決策提供參考意見。 |
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事實上，根據(jù)我們的咨詢經(jīng)驗，國內(nèi)OA應(yīng)用不成功的例子屢見不鮮，暴露出的問題也大同小異。本文試圖總結(jié)帶有共性的問題并分析原因。 |
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1. 中心OA應(yīng)用的基本情況 |
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1.1 三組基本數(shù)據(jù)
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1.2 初步的分析與結(jié)論 |
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根據(jù)以上三組數(shù)據(jù)很容易得出關(guān)于中心OA應(yīng)用現(xiàn)狀的以下結(jié)論： |
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絕大多數(shù)人不經(jīng)常使用中心的OA系統(tǒng)； |
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在少數(shù)的使用中心OA系統(tǒng)的人當(dāng)中，大多是人瀏覽電子公告，其他功能的應(yīng)用都非常少，而實際上，電子公告也已經(jīng)將近半年沒有更新了； |
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"信息量太小"、"不用工作也沒受什么影響"是造成這種現(xiàn)狀的最主要原因。當(dāng)然了，沒人用自然信息量小，信息量小自然也就沒人用。這不是最根本的原因。而"不用工作也沒受什么影響"確實非常重要，它說明中心目前還沒有建立起OA系統(tǒng)與員工工作之間的聯(lián)系。沒有必然的聯(lián)系，當(dāng)然也就沒有使用它的必要性了。但是，隨著中心人員規(guī)模的不斷擴大，不使用OA對工作效率帶來的影響將會越來越大。 |
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2. 困惑 |
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OA，包括其他的信息系統(tǒng)，都是輔助管理、提高管理效率的手段，使用OA不是最終目的。換句話說，OA的使用和完善必然是建立在管理基礎(chǔ)之上的。好的信息系統(tǒng)一方面應(yīng)該適應(yīng)中心的管理方式，另一方面通過信息系統(tǒng)可以優(yōu)化和完善原有的管理流程。因此，通過OA調(diào)研，研究并發(fā)現(xiàn)管理問題，目的是從根本上提升中心的管理水平。經(jīng)過最近一段時期的調(diào)研，我們總結(jié)出中心以下幾方面的管理問題。這些問題有些是與OA有關(guān)的，有些是可以通過OA加以解決的，但有些也是純粹的管理問題，與OA沒有直接關(guān)系。但我們認(rèn)為這些問題都有必要引起重視，中心員工規(guī)模不斷在擴大，業(yè)務(wù)規(guī)模進一步擴大，有些問題如果不及時解決，現(xiàn)在影響還不算大的問題將會就可能匯演變成大麻煩。 |
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2.1 資源共享問題 |
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在調(diào)研中，幾乎所有的訪談對象都會或多或少地提到以下幾個疑問： |
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· "別人知道的我不知道！" |
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· "誰知道什么？我該問誰？" |
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· "可以和誰交流？" |
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· "文件都在哪里？" |
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· "誰的文件最準(zhǔn)確？" |
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2.1.1. 別人知道的我不知道！ |
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中心承擔(dān)著當(dāng)?shù)厥姓畠身椫卮笮畔⒒こ倘蝿?wù)，中心所做的主要工作體現(xiàn)在制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、組織、協(xié)調(diào)、管理等方面。大量的時間用于中心內(nèi)部部門間的溝通、和其他政府相關(guān)部門溝通、和不計其數(shù)的開發(fā)商供貨商溝通，每個人都會組織或參與大量的會議、調(diào)研、拜訪等活動。每個人每一次的溝通都會獲得大量的信息，同時也會產(chǎn)生自己的分析判斷，毫無疑問，這些信息是我們工作中每一項決策的基礎(chǔ)，但當(dāng)前的問題是，這些信息沒有被有效的記錄下來。只有極少數(shù)的會議有會議紀(jì)要。大多數(shù)人參加會議后，往往僅僅以口頭傳授方式告訴其他沒有參加會議的同事，甚至同事不問也就不說。 |
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以會議為例，既然各種各樣的會議承載了我們相當(dāng)大一部分工作信息，那么極少數(shù)的會議紀(jì)要自然不能滿足信息傳播的需要�？陬^傳播當(dāng)然更不能滿足需要，需要了解會議內(nèi)容的同事不太可能同時在場聽參會者的傳達。那么參會者能夠耐心地一遍又一遍地給不同的人傳達會議信息嗎？能保證給每一個人傳達的都一樣嗎？時間長了能保證不忘掉全部重要的信息嗎？當(dāng)發(fā)現(xiàn)遺忘的時候能保證有興趣翻看自己長年累月積累下來的厚厚的筆記本嗎？即使有興趣，能保證從雜亂手寫的筆記中高效率地找到需要的信息嗎？顯然，這些問題的答案通常都是否定的。 |
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仍以會議為例，會議的信息可分為兩類，結(jié)論性信息和過程性信息。每次會議都可以用幾句或幾段概括性的話歸納出會議結(jié)果。過程性信息指會議討論過程中的詳細(xì)內(nèi)容，甚至包括每個人的發(fā)言，這些信息通常不出現(xiàn)在會議紀(jì)要當(dāng)中（如果有會議紀(jì)要的話）。很顯然，這兩類信息都是有必要被記錄并長期保存下來。過程性信息往往容易被忽視，在參會者口頭傳達會議信息時，通常重點說結(jié)論。但要了解某個事件的來龍去脈，不同人的不同觀點、傾向，尤其是在會議沒有明確結(jié)論的情況下，詳細(xì)地記錄并傳播過程性信息是非常必要的。而對于中途介入事件的人員，比如中心領(lǐng)導(dǎo)班子調(diào)整、新員工加入，共享這些信息的重要性就更加可想而知了。另一方面，由于業(yè)務(wù)發(fā)展需要，中心的部門調(diào)整、人員流動是客觀存在的，如果信息知識被記在自己的腦子里，或者筆記本上，那么造成信息跟著人走。當(dāng)問出誰掌握某項信息時（假設(shè)能問出來），如果這個人離開中心了，信息自然找不回來了；如果沒走出中心，那就找到他，在他有時間的情況下從他的大腦中挖掘出遺留下來的那部分相關(guān)記憶。 |
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大量的信息、知識被保留在了個人的極少會被再次翻閱的筆記本中，哪怕沒有個人記憶的損失，別人要想得到這些信息、知識必然要重復(fù)地投入時間、精力、物資�？上攵�，沒有詳細(xì)地記錄信息、恰當(dāng)?shù)卮鎯π畔�、有效地共享信息（�?dāng)然是在許可范圍內(nèi)）的后果是多么嚴(yán)重。今天，在中心的現(xiàn)實狀況是：很多會議沒有紀(jì)要，甚至包括每周工作例會。即使有會議紀(jì)要，但沒有恰當(dāng)?shù)卮鎯陀行У毓蚕�，日后查找非常麻煩，尤其是跨部門。所有的會議記錄、調(diào)研記錄、訪談記錄都保存在個人的筆記本上，沒有錄入電腦，更談不上共享。這樣造成了，"我沒參加會，我不知道"，"那次調(diào)研我沒去，我不知道"，總而言之，"別人知道的我不知道！"。 |
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2.1.2. 誰知道什么？我該問誰？ |
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通常中心的員工不了解其他同事的專長，同樣，這種情況更多地發(fā)生在跨部門。另外，中心負(fù)責(zé)的工程龐大，涉及面廣，頭緒繁多，當(dāng)員工想了解某事的來龍去脈，尤其是以前的事時，經(jīng)常不知道該找誰，因為不知道誰負(fù)責(zé)什么，更談不上知道誰以前負(fù)責(zé)什么。每一次會議、每一個活動后都沒有產(chǎn)生電子文檔，當(dāng)然也無從知道哪些人參加了哪些會議，哪些人對哪些事比較了解。難怪在調(diào)研中，會有人苦惱地告訴我們，"我不知道誰知道什么，有問題的時候該問誰！"。當(dāng)然，總不能每次都找主管領(lǐng)導(dǎo)吧，一方面領(lǐng)導(dǎo)并不總有時間回答你的問題，另一方面，領(lǐng)導(dǎo)很可能也有同樣的問題呢。 |
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這種情況的后果是，工作效率低，每個人不得不花更多的時間熟悉情況，每個人工作時間上的損失是一方面，中心整體上的工作效率的損失則更大，員工數(shù)量越大越是如此。 |
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2.1.3. 可以和誰交流？ |
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連誰知道什么、該問誰都不知道，自然更不知道和誰交流。誰都知道應(yīng)該在工作中不斷的學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)后應(yīng)該有交流，只有交流才能相互帶動，促進深入理解有關(guān)信息、知識。目前，中心尚未形成團隊學(xué)習(xí)的氛圍。雖然每個人都在學(xué)習(xí)，但是不知道其他人都在學(xué)什么，任何都知道交流的好處，但不知道該和誰交流，個人學(xué)習(xí)效率不高，中心整體水平的提高就更受影響。 |
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2.1.4. 文件都在哪里？ |
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這是一個每個人都或多或少遇到過的問題。比如關(guān)于工程前一階段的相關(guān)文檔，需求、方案、會議紀(jì)要、總結(jié)等等，為了做好下一階段的準(zhǔn)備，每一個人都有必要了解歷史情況。但每個人都發(fā)現(xiàn)道，要想把這些文檔都收集齊全會有多么的困難，況且有些文檔是否存在也是未知數(shù)。 |
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而且文件命名的方式五花八門。工作時間長了每個人的電腦中都會積累大量的文檔，但往往自己以前存放的文件過一段時間后找起來都要費一番功夫。比如開完了會，有人把寫好的會議紀(jì)要就命名為"會議紀(jì)要"，一方面，經(jīng)過一個人以上修改之后極容易搞不清最新版本；另一方面，以后再想找這個文件就很困難，因為從這種文件名稱中根本看不出任何有特征的信息，往往要一個一個地打開若干個文件才可能找到想要找的文件。 |
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中心的項目建設(shè)周期長達若干年，如果沒有全套的、時間連貫的、整理有續(xù)的文檔，使人感到總是在為眼前而工作，不了解歷史，難以有效地規(guī)劃未來。 |
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2.1.5. 誰的文件最準(zhǔn)確？ |
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誰的文件是最終版，或者最新版？誰的文件最準(zhǔn)確？一位受訪員工對此深有感觸。據(jù)他講，在找《工程總體規(guī)劃》的過程中，在某部門找到一份，在總工處找到一份，在另一部門部找到一份，每份都有所不同，不知道該以哪份為準(zhǔn)。 |
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這樣的問題更多地發(fā)生在部門負(fù)責(zé)人或其他普通員工身上，一般部門間沒有正式的信息交流機制，很多文檔通過個人來傳遞，權(quán)威性、安全性都不能得到保證。 |
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2.2 公文流轉(zhuǎn)手工操作，費時費力 |
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中心作為某政府部門下屬事業(yè)單位，每年都要發(fā)送和接受一定量的文檔，今年到7月中旬已發(fā)文18份，收文243份。目前發(fā)文、收文都采用手工處理，工作人員的工作負(fù)擔(dān)很繁重，費時費力。 |
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目前的發(fā)文流程如下： |
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撰稿人->部門領(lǐng)導(dǎo)->主管副主任->中心主任->辦公室 |
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一般先采用電子郵件進行溝通，在確定最終稿后，執(zhí)行簽發(fā)手續(xù)。因為此工作涉及環(huán)節(jié)很多，一個環(huán)節(jié)關(guān)鍵人停頓或遺忘都可能無法發(fā)文，可能造成工作的延誤。 |
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目前的收文流程如下： |
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現(xiàn)在采用手工傳遞，辦公室員工帶著問見到各部門走一圈，要求關(guān)鍵人閱讀并留下簽名，有時要把文件給每個部門復(fù)印一份，這樣每個部門都留下一大堆復(fù)印件，造成了時間和資源的浪費。 |
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2.3 日常管理的規(guī)范性 |
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在本次調(diào)研中發(fā)現(xiàn)中心的日常管理有以下不盡人意之處： |
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車輛管理，考勤管理 |
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車輛管理，考勤管理等制度早已經(jīng)實行，但是由于缺少相應(yīng)的機制和介質(zhì)，因此執(zhí)行起來有一定難度。據(jù)反映，目前中心員工考勤狀況不佳。雖然現(xiàn)在會議室、用車等方面沒有形成沖突，但是隨著中心員工規(guī)模的擴大，如果仍然不執(zhí)行管理制度的話，必然會造成管理的混亂。 |
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信息系統(tǒng)維護方面的工作缺乏制度，缺乏量化標(biāo)準(zhǔn) |
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以維護計算機的工作為例，中心有系統(tǒng)管理員一名，當(dāng)員工計算機發(fā)生故障時，就會打電話要求維修，管理員如沒有其他任務(wù)就會馬上檢修，但當(dāng)有很多計算機同時發(fā)生故障時(如發(fā)現(xiàn)病毒)，很有可能就會不知道誰先后，沒有制度就不得不考慮人情；信息系統(tǒng)維護工作非常瑣碎，同時和中心固定資產(chǎn)管理緊密相關(guān)，現(xiàn)在設(shè)備維護、調(diào)試、維修、甚至采購都靠一個人，沒有制度和一定的管理手段，如何衡量相關(guān)工作人員的工作量，如何保證有限的設(shè)備、資源得到最充分的利用，這些都是問題；還有，員工越來越多，每臺電腦是否得到了最有效的維護，據(jù)我們了解，由于近期計算機病毒泛濫，而中心負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護的員工太忙顧不過來，有的員工不得不評個人經(jīng)驗維護電腦，有時電腦癱瘓由于經(jīng)驗不足要耽誤兩天甚至更長的工作時間。 |
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3. 出路 |
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筆者大膽地假設(shè)，上述通過對中心調(diào)研總結(jié)出的問題實際上也是絕大多數(shù)OA應(yīng)用不成功的組織所存在的問題，至少在我看到的幾個單位都是如此。如果說對癥下藥的話，解決辦法和措施也不新鮮，無外乎是建立中心電子文件柜、規(guī)范文件命名、建立相對統(tǒng)一固定的文件柜結(jié)構(gòu)、建立知識共享體系等等，培養(yǎng)并建立規(guī)范的工作習(xí)慣。在執(zhí)行的同時，OA系統(tǒng)是助力器。通過固化的程序流程可以有效地約束每個人的行為習(xí)慣，長期堅持就可以達到規(guī)范行為提高工作效率的目的。不過，執(zhí)行的過程遠不會有這么輕松。原有的工作模式即是習(xí)慣的結(jié)果，也有大量利益因素的影響。要想打破它簡直是一種痛苦。"一把手工程"這個帶有濃厚中國特色的詞匯常被應(yīng)用于這種狀態(tài)。 |
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象所有的信息化工程一樣，OA同樣也是"一把手工程"。不夸張地說，在日常工作中實施OA這樣的信息技術(shù)不亞于一場管理上的革命，沒有企業(yè)一把手的領(lǐng)導(dǎo)與推動，這場管理革命就別想取得成功。相反，無論采用什么辦法和制度，如果組織的一把手牽頭組織，帶頭執(zhí)行，對于組織的OA應(yīng)用來說必然事半功倍。 |
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摘要:隨著以計算機技術(shù)、通訊技術(shù)為代表的信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化在企事業(yè)單位的管理、經(jīng)營活動中發(fā)揮著越來越重要的作用。人們要求辦公自動化系統(tǒng)能適應(yīng)不斷變化的辦公需求，提供解決公文處理等偏向個體的自動辦公功能，還要求能解決人們之間信息交換與共享的要求。在未來的新世紀(jì)，辦公自動化系統(tǒng)要如何發(fā)展才能滿足用戶不斷增長和變化的需要?將在本文中找到答案。 |
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一、前言 |
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辦公自動化(OA-Office Automation)是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個非�；钴S和具有很強生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息化社會的產(chǎn)物。通過網(wǎng)絡(luò)，組織機構(gòu)內(nèi)部的人員可跨越時間、地點協(xié)同工作。通過OA系統(tǒng)所實施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地擴展了辦公手段，實現(xiàn)了辦公的高效率。現(xiàn)在所說的辦公自動化，應(yīng)該是以網(wǎng)絡(luò)為依托，在企業(yè)內(nèi)部進行暢通的信息交流。在這種模式下，企業(yè)成為一個大辦公室，它下面的財務(wù)、人事、行政、業(yè)務(wù)等部門都成為企業(yè)信息流中的一個環(huán)節(jié)，而不再是一個一個的信息孤島。依靠這種模式，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)能夠得到簡化，各個部門在信息共享的基礎(chǔ)上進行協(xié)作，便于明確各個部門甚至每個員工的責(zé)任，而決策層可以迅速綜合來自各個方面的信息，并以此為依據(jù)制定企業(yè)的戰(zhàn)略決策。沒有人懷疑計算機的出現(xiàn)給辦公室職員帶來的便利，但是對現(xiàn)代的辦公自動化而言，其目的已經(jīng)不局限于減輕員工的工作量，而是要將員工從繁瑣的事務(wù)性工作中解放出來，用更多的精力去關(guān)注最重要的事情，從而提高企業(yè)的效率，增強企業(yè)的綜合競爭能力。從這個意義上講，在市場競爭日趨白熱化的今天，辦公自動化已經(jīng)不再是一種手段、一種工具，而成為決定企業(yè)生存發(fā)展的命脈。 |
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二、我國辦公自動化的歷史和現(xiàn)狀 |
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我國從八十年代末、九十年代初開始發(fā)展辦公自動化，到現(xiàn)在已經(jīng)有十幾年的歷史了。在早期，多是由企業(yè)、單位內(nèi)部的計算機人員或愛好者使用FoxBASE、Foxpro編寫出來的，這些軟件并非我們現(xiàn)在所指的辦公自動化軟件，而是針對辦公中某個特定的需求開發(fā)的(如：收文登記)，它們多數(shù)是單機操作模式，不能實現(xiàn)信息交換和共享，所做的內(nèi)容往往只是輸入某些特定內(nèi)容，再把這些內(nèi)容按照一定的格式打印出來，所以這些軟件在真正意義上說并不能說是辦公自動化軟件。 |
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進入九十年代中期后，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)(如：100M以太網(wǎng))、群件系統(tǒng)(特別MicrosoftExchange Server和Louts Notes)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)(成熟的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng))和各種面向?qū)ο箝_發(fā)工具(如：Microsoft Visual Studio)等技術(shù)和產(chǎn)品日漸成熟而被廣泛應(yīng)用，同時由于國內(nèi)經(jīng)濟的飛速發(fā)展引發(fā)市場競爭的逐漸激烈，以及政府管理職能的擴大和優(yōu)化，這一切導(dǎo)致政府和企業(yè)對辦公自動化產(chǎn)品的需求快速增長。這時，辦公自動化開始進入一個快速的發(fā)展階段。隨著軟件市場的逐漸開拓，國內(nèi)專門從事軟件開發(fā)的公司也逐漸成長起來，并專門為政府和企業(yè)“度身定做”辦公自動化系統(tǒng)，由于這些系統(tǒng)是根據(jù)用戶的具體需求開發(fā)的，所以它功能比較完善，并能較好的滿足用戶的實際需要，但它存在著一些致命的缺點： |
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·開發(fā)周期長 |
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·投資大 |
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·軟件開發(fā)完成后需要不斷的維護 |
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導(dǎo)致出現(xiàn)這些缺點的原因有很多種，如軟件開發(fā)公司的開發(fā)隊伍組隊模式不合理、缺乏開發(fā)辦公自動化產(chǎn)品的經(jīng)驗、用戶缺乏對辦公自化產(chǎn)品的認(rèn)識等等，但真正重要的原因往往是由于在開發(fā)過程中或開發(fā)完成后用戶的需求發(fā)生變化而引起的，經(jīng)常會出現(xiàn)在開發(fā)過程中因為用戶的需求不斷變化而導(dǎo)致軟件的不斷修改，以至整個開發(fā)周期加長和開發(fā)費用超支。當(dāng)經(jīng)過千辛萬苦把軟件開發(fā)出來后，又會因為用戶需求變化要對軟件進行不斷的修改維護。到最后，整個軟件猶如一件千縫百補的衣裳，性能和可使用性都大大降低。很多軟件開發(fā)公司認(rèn)為這些問題的出現(xiàn)在于用戶的需求的不斷變化，其實這種想法并不正確，因為社會的發(fā)展和國家機構(gòu)的改革必然會導(dǎo)致國家機關(guān)和企業(yè)的管理模式變化，而這種管理模式的變化將引起用戶對辦公自動化軟件的需求變化。既然“變”是不可避免的，我們就要讓軟件能夠適應(yīng)這種變化。 |
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到了九十年代末期，隨著各個國家機關(guān)和企業(yè)計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的逐漸完善，以及Internet/Intranet在國內(nèi)的普及，整個社會中人與人的交流和聯(lián)系方式發(fā)生了本質(zhì)的變化，電子化的信息交流方式逐漸成為主流。這時早期開發(fā)的一些辦公自動化軟件又暴露出一些弊端。早期辦公自動化軟件多是以局域網(wǎng)環(huán)境為基礎(chǔ)而設(shè)計的，由于當(dāng)時選型的平臺并不是統(tǒng)一的(如群件平臺、數(shù)據(jù)庫平臺)，造成在實現(xiàn)多個局域網(wǎng)進行數(shù)據(jù)交換(如與上下級或平級單位的數(shù)據(jù)交換)遇到了極大的阻力，出現(xiàn)了一種“信息鴻溝”，局域網(wǎng)間的信息傳遞往往只能依靠原始的文本方式傳遞，從而形成了一個個各自獨立的信息孤島。這種情況極大地阻礙了我國辦公自動化的發(fā)展。 |
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三、辦公自動化的發(fā)展前景 |
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1999年是我國的“政府上網(wǎng)年”，國家的政府機構(gòu)改革也在緊鑼密鼓地進行，政府一邊精簡機構(gòu)、縮減人員，一邊要求利用計算機技術(shù)實現(xiàn)政府管理的現(xiàn)代化。與此同時，隨著市場經(jīng)濟的不斷深化和市場競爭的逐漸激烈，企業(yè)也認(rèn)識到暴利時代已經(jīng)過去，企業(yè)的真正利潤增長點在于優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理、降低產(chǎn)品成本、提高產(chǎn)品競爭能力上。在未來的21世紀(jì)，將是我國的辦公自動化一個發(fā)展的黃金時代。 |
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綜上所述，辦公自動化發(fā)展到今天，辦公自動化系統(tǒng)的定義已由原來簡單的公文處理擴展到整個企事業(yè)單位的信息交換平臺，并實現(xiàn)了與系統(tǒng)支持平臺的無關(guān)性，其功能已有極大的飛躍。然而隨著計算機技術(shù)水平的不斷提高和用戶不斷增長的需要，我國辦公自動化的道路還很漫長。愿我們共同努力，為我國的計算機技術(shù)在辦公自動化領(lǐng)域得到更好的應(yīng)用作出我們應(yīng)有的貢獻。 |
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企業(yè)信息化，就像一句人人會喊的口號（甚至還能說出許多道理），但卻不是人人能做的葡式蛋塔。同樣都是100人的中小企業(yè)，有的公司可以在3個月內(nèi)完成信息化建設(shè)，而且順利上線；有的公司卻要花費半年的時間才完成，然而在系統(tǒng)上張不到兩個月的時間就被迫放棄，回到之前的原點。這是什么原因呢？近日，筆者采訪了珠海宏橋高科技有限公司總裁羅奔后，整理出幾個中小企業(yè)在實施信息化時最容易陷入的迷思和誤區(qū)，希望下一個犯錯的不會是你。 |
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根據(jù)國務(wù)院最新統(tǒng)計數(shù)字顯示，500人以下規(guī)模的中小企業(yè)已達到2600萬家，占到了中國企業(yè)總數(shù)的90%以上。但其中真正實施信息化的企業(yè)卻不足5%，也就是說還有2470萬家的市場尚未開發(fā)。面對如此龐大的市場，讓眾多管理軟件廠商怦然心動。就連SAP、Oracle等國際級軟件巨無霸都低下高昂的頭，推出各自的中小企業(yè)信息解決方案。一時間，中小企業(yè)信息化高潮迭起，各種各樣的解決方案層出不窮。然而相比軟件廠商的熱情高漲，眾多中小型企業(yè)的反應(yīng)卻略顯沉寂。這一冷一熱，一急一慢的反襯，讓不少人認(rèn)為中小企業(yè)信息化建設(shè)是軟件廠商的一廂情意；中小企業(yè)在自身沒有重大發(fā)展的時候不需要信息化建設(shè)。 |
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中小企業(yè)實施信息化的必要性 |
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其實不然，信息化建設(shè)是中小型企業(yè)在新環(huán)境下迎接新挑戰(zhàn)，大幅提高工作效率、降低運營成本，把握新的商業(yè)機會的必要之路。信息技術(shù)可以幫助企業(yè)進行生產(chǎn)管理、財務(wù)管理、資產(chǎn)管理、客戶管理，乃至幫助企業(yè)進行快速正確地決策。此外，通過運用信息技術(shù)企業(yè)還可以降低生產(chǎn)、管理成本，為用戶提供個性化服務(wù)等。 |
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舉一個典型案例，也許可以從中得到啟示，但這不是故事。在廣東省中山市，有一個小型服裝加工企業(yè)，生產(chǎn)廠位于市郊，中山市區(qū)有幾個銷售點。企業(yè)老板騎著摩托車就可以掌握企業(yè)生產(chǎn)、銷售的所有信息。隨后小服裝廠規(guī)模逐漸變大，廣州、深圳都開設(shè)了分公司，為了獲得最新的信息，老板開始借助交通工具往來于各個城市之間。又過了一段時間，服裝廠的生意做到了北京、上海等地，老板開始在天上飛來飛去，通過電話、傳真聯(lián)系……但是無論老板再怎樣疲于奔命，他依舊對生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等管理難以招架。如何在任何時間、地點及時掌握公司的財務(wù)、生產(chǎn)和銷售情況；如何能夠讓繁雜的供應(yīng)鏈管理簡單化；如何能夠在最短的時間里了解市場反饋，進而做出正確的市場決策；如何能夠加強與客戶間的聯(lián)系，提高客戶滿意度……一系列的如何，一串的問號，著實讓服裝廠老板頭痛了好久。最后在行業(yè)專家、咨詢顧問的幫助下該企業(yè)實施了信息化管理，所有難題迎刃而解。這一切看似非常簡單，一上信息化，困繞企業(yè)的難題就沒了。然而一切又是那么的不簡單，否則，以信息化建設(shè)能夠為企業(yè)帶來的種種好處，怎么會讓眾多中小企業(yè)望而卻步。 |
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一個不容忽視的問題始終擺在我們面前，ERP在具體應(yīng)用中成功率比較低，中小型企業(yè)實施ERP的成功率更低。這似乎是眾多中小企業(yè)面對信息化裹足不前的原因之一，那么到底是什么原因?qū)е逻@種結(jié)果呢？帶著這個疑問筆者走訪了上訴服裝企業(yè)信息化實施方-----珠海宏橋高科技有限公司。 |
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該公司是一家致力于外向型企業(yè)信息化建設(shè)的高新技術(shù)軟件企業(yè)，總部位于珠海南方軟件園，自1998年成立至今已成功實施近千家企業(yè)用戶，在服裝、電子、醫(yī)藥等行業(yè)積累豐富的實施經(jīng)驗和全套成熟解決方案，是一家名副其實的"多產(chǎn)"企業(yè)。其系統(tǒng)產(chǎn)品：宏橋ERP-外貿(mào)管理系統(tǒng)、宏橋ERP-制造業(yè)管理系統(tǒng)、宏橋CRM-客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、宏橋DRP-分銷管理系統(tǒng)、宏橋EIP-企業(yè)信息門戶、宏橋OA、宏橋EB等全套信息化產(chǎn)品設(shè)計靈活，采用模塊化結(jié)構(gòu)，可適用大、中、小型企業(yè)的各類需求。 |
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在談到中小型企業(yè)如何進行信息化建設(shè)時，珠海宏橋高科技有限公司總裁羅奔認(rèn)為，現(xiàn)階段許多中小型企業(yè)在實施信息化時存著一些誤區(qū)，這些誤區(qū)均會在不同程度上影響企業(yè)信息化建設(shè)，甚至導(dǎo)致失敗。 |
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誤區(qū)一：企業(yè)信息化的目標(biāo)不應(yīng)是遙不可及的 |
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雖然企業(yè)信息化聽起來有無限想象空間，"但企業(yè)信息化就像買一個產(chǎn)品，無論多好的產(chǎn)品都是有一些功能限制和作用范圍的，"在企業(yè)信息化方面擁有多年經(jīng)驗的羅奔強調(diào)。 |
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很多公司在接觸信息化時，往往有很多過度的期望。例如一個項目，企業(yè)在信息化建設(shè)的初期希望系統(tǒng)能夠進行業(yè)務(wù)流程自動化管理，但結(jié)果企業(yè)的老板和員工卻自覺的期望這個系統(tǒng)還能夠進行客戶關(guān)系管理，甚至還能提供關(guān)于顧客分析或客戶服務(wù)管理等功能，這遠遠背離了企業(yè)實施信息化的目標(biāo)，難免為系統(tǒng)實施失敗埋下伏筆。 |
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聽過許多客戶對企業(yè)e化充滿天馬行空想法的羅奔說："企業(yè)信息化的最終目標(biāo)當(dāng)然會是一個理想國度，但需要一個階段，一個階段的去實現(xiàn)。對于資源有限的中小企業(yè)而言，尤其如此。"對于"目標(biāo)遠大"，希望公司e化一步到位的中小企業(yè)，羅奔的建議是，企業(yè)要先衡量自身的資源和能力，從最需要解決的問題入手，"從小開始，快速長成"，遵守循序漸進的原則。羅奔同時還強調(diào)，在企業(yè)信息化建設(shè)的每一個階段，對項目的目標(biāo)和適用范圍要有清楚的定義，一方面能夠正確地評估和配置所需的企業(yè)資源，集中火力增加項目成功的機率；另一方面也容易掌握信息化的進程，不至于目標(biāo)遠大，說起來好聽，做起來卻讓人感覺遙遙無期。 |
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誤區(qū)二，企業(yè)信息化是一個過程，而非一個口號目標(biāo) |
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看過許多企業(yè)為e化而e化，最后e化失敗案例的羅奔解釋道："企業(yè)信息化應(yīng)該是信息系統(tǒng)來配合業(yè)務(wù)流程，而不是把企業(yè)的業(yè)務(wù)流程硬塞到計算機系統(tǒng)中。"羅奔舉了一個很典型的例子，某公司在實施信息化時，其業(yè)務(wù)流程還未進行自動化規(guī)劃時，便要求系統(tǒng)實施方搭建網(wǎng)絡(luò)采購系統(tǒng)。該公司花了200萬元的投資，最后的結(jié)果只能是把客戶在網(wǎng)頁上增寫的訂單，全部打印出來，然后回到原始的人工操作。由于沒有內(nèi)部的企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)，這個網(wǎng)絡(luò)采購系統(tǒng)完全不具備進銷存管理功能。200萬的投資，自然不會給企業(yè)帶來什么收益。相反還為企業(yè)繼續(xù)發(fā)展增添了不少阻力。 |
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"企業(yè)的信息化建設(shè)，是一個過程，而非目標(biāo)。"羅奔如是說："企業(yè)的信息化建設(shè)步伐就如同一個公司的營業(yè)額增長曲線，不同階段有不同階段的目標(biāo)，但首先要保持損益平衡，才能持續(xù)穩(wěn)步的增長，最后才會有實現(xiàn)一個個盈利目標(biāo)。企業(yè)e化也是如此，企業(yè)裝上計算機、連上了網(wǎng)絡(luò)；企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)實現(xiàn)自動化管理；然后才能與上、下游的供應(yīng)鏈銜管理，進而進行客戶間關(guān)系管理，接著還衍生出更多的信息化目標(biāo)。只有遵循這一規(guī)律，企業(yè)在進行信息化建設(shè)時才有可能成功。" |
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誤區(qū)三，企業(yè)信息化要真正導(dǎo)入先進的經(jīng)營管理，而非信息技術(shù) |
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談到企業(yè)信息化，一般人都覺得就是把公司的業(yè)務(wù)搬進計算機，搬上網(wǎng)絡(luò)，但其企業(yè)信息化是"一個企業(yè)組織管理流程的再造"羅奔提醒。 |
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"企業(yè)信息化的目的是要利用信息技術(shù)幫助企業(yè)改善業(yè)務(wù)流程，而不是把過去的業(yè)務(wù)流程一成不變的搬進計算機系統(tǒng)當(dāng)中。"羅奔進一步強調(diào)。 |
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在輔導(dǎo)許多企業(yè)進行信息化的過程中，羅奔發(fā)現(xiàn)很多客戶都會堅持自己原有的業(yè)務(wù)流程，實施信息化管理的最終結(jié)果是將企業(yè)原有的手工管理變成計算機化管理，如此一來，企業(yè)的管理方式變了，由人為化變?yōu)橛嬎銠C化，其結(jié)果卻兩者相差無幾。"這樣不能利用最新的信息技術(shù)和先進的管理軟件改變企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程，導(dǎo)入效率更高的管理模式，信息化不會為企業(yè)帶來任何加值效果。"羅奔遺憾的說。 |
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例如一個先進信息化系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)減少庫存，相同產(chǎn)品的訂單，只要倉庫里有庫存，不論這批貨品當(dāng)初是為哪位客戶的訂單所生產(chǎn)的，都應(yīng)該為了最實時的需求而馬上出貨。但如果拘泥舊觀念，企業(yè)就會基于這些貨品保留給相應(yīng)的客戶，而重新生產(chǎn)新的貨品來應(yīng)付需求。像這樣的經(jīng)營管理思路不會隨著新設(shè)備的更新而更新，信息化如何能夠幫助企業(yè)減少庫存，提高市場應(yīng)對能力呢？ |
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這個例子清晰地說明了，企業(yè)信息化要真正導(dǎo)入先進的管理思想，而非信息技術(shù)。值得一提的是宏橋科技在為企業(yè)實施信息化時，始終將這一原則放為首位。除了耐心說服客戶進行必要的流程改造外，宏橋科技還利用豐富的行業(yè)經(jīng)驗為客戶制定既符合其發(fā)展，又可保持其原有管理中的閃亮點的流程改造方案。這樣一來，企業(yè)既無流程重組的"刺痛"和不適應(yīng)，又可為企業(yè)注入先進的管理思想和管理模式。宏橋科技良好的客戶口碑和極高的成功實施率，恰恰也印證了這一點。 |
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誤區(qū)四，企業(yè)信息化不只是一把手工程，還要調(diào)動業(yè)務(wù)決策者全力參與 |
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談到企業(yè)信息化實施，一般中小企業(yè)最常有的誤解是："一把手工程，是企業(yè)信息部門相關(guān)人員的事。"羅奔卻表示："在信息化系統(tǒng)實施中起到關(guān)鍵作用的，不是系統(tǒng)實施顧問，更不是企業(yè)內(nèi)的信息人員，而是擁有業(yè)務(wù)決策權(quán)的中層管理者。" |
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提起信息化，首先想到的事計算機、網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用軟件等"高科技"，信息部門很容易成為想當(dāng)然的項目負(fù)責(zé)人，但事實不然。羅奔解釋，企業(yè)信息人員的角色不是企業(yè)業(yè)務(wù)的主導(dǎo)者，他們的主要任務(wù)與咨詢顧問等一樣，都是業(yè)務(wù)執(zhí)行的輔助者。那么為什么是企業(yè)中層管理者呢？羅奔認(rèn)為，末端的業(yè)務(wù)執(zhí)行者，雖然了解具體業(yè)務(wù)，可以提供一些想法，但卻不具備業(yè)務(wù)流程改造的決策權(quán)。而公司的一把手，雖然擁有最高決策權(quán)，且對各項業(yè)務(wù)了如指掌，但其身負(fù)企業(yè)眾多管理重任，很難允許他們付出太多時間來參與企業(yè)信息化的細(xì)節(jié)。如此一來，既了解業(yè)務(wù)，擁有決策權(quán)，又能參與流程細(xì)節(jié)制定的當(dāng)屬主要業(yè)務(wù)主管。有了中層決策者的全力參與，信息化項目"輔助者"與業(yè)務(wù)人員的溝通渠道才得以建立，不至于開了一堆的會議，還是議而不決，原地打轉(zhuǎn)，造成項目執(zhí)行的不斷拖延，新系統(tǒng)上線遙遙無期。 |
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強調(diào)中層決策層對企業(yè)信息化建設(shè)的重要性，并不是意味著"一把手工程"不再重要，而是表示，在企業(yè)一把手的大力支持下，企業(yè)中層管理層全力參與，才能夠使企業(yè)信息化系統(tǒng)更快更好的發(fā)揮作用。 |
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誤區(qū)五，信息化建設(shè)帶給企業(yè)的不僅是成敗的壓力，還有額外的業(yè)務(wù)量和痛苦的過渡期 |
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企業(yè)信息化既然本質(zhì)上是對企業(yè)業(yè)務(wù)流程的再造，那么其過程對企業(yè)員工日常作業(yè)所帶來的影響和沖擊，與企業(yè)進行組織改造的陣痛相差無幾，有企業(yè)曾這樣形容過程，"猶如飛機在空中換引擎。"還有更多的企業(yè)(實施成功的和實施失敗)員工抱怨，企業(yè)在進行信息化時為其帶來的壓力和辛勞。對于中小企業(yè)而言，進行信息化建設(shè)，第一個要面對的挑戰(zhàn)就是參與人員的額外工作負(fù)擔(dān)，如何調(diào)動員工的積極性和創(chuàng)新力對的管理層來說的確是一件頭痛的事。以參與項目實施的業(yè)務(wù)主管為例，每天在除了完成本職工作外，還要額外加班2-3個小時參與項目規(guī)劃和各項流程的梳理，這樣的生活往往要持續(xù)數(shù)月到半年甚至更久。 |
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痛苦既然不可避免，就要有接受痛苦和減少痛苦過程的準(zhǔn)備。羅奔的建議是："采用目標(biāo)結(jié)果為導(dǎo)向的獎懲計劃，讓員工額處付出得到回報，另一方面也使e化項目進度可以隨目標(biāo)進程有所掌控。" |
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陣痛不只在系統(tǒng)建設(shè)過程中，待系統(tǒng)實施完畢，正式上線運作后，所有員工要面對的新作業(yè)方式和對新作業(yè)設(shè)備的熟悉，又是一次翻天覆地的掙扎。在新的系統(tǒng)上線初期，新、舊或是人、機同時運作的一段時間，員工的業(yè)務(wù)量驟然增加，紛紛對企業(yè)信息化管理是增加效率還是增加負(fù)擔(dān)，有所質(zhì)疑。對于員工們的挫折感，如果公司管理層事先沒有心里準(zhǔn)備，并采取適當(dāng)?shù)慕逃?xùn)練等措施，幫助員工走過作業(yè)方式轉(zhuǎn)變的陣痛期，并解釋新業(yè)務(wù)流程的種種好處，新系統(tǒng)就有可能會很快的步入"下崗"。 |
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企業(yè)要e化，要前進，就必然要接受改變，而準(zhǔn)備接受改變的絕不僅僅是企業(yè)本身，還有領(lǐng)導(dǎo)層，管理層，企業(yè)的每一份子。 |
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法律聲明 
